Veřejná správa patří mezi organizace s největším objemem evidovaného majetku – a zároveň s nejvyšším tlakem na transparentnost a doložitelnost každé inventury. Statutární město Zlín je jedním z uživatelů platformy Inventarizuj.cz, který ukazuje, jak velký rozdíl může RFID technologie udělat i v prostředí, kde se desítky let postupovalo ručně.
Výchozí situace: inventarizace na dny
Inventarizace jedné budovy ve správě města dříve trvala několik dní. Pracovníci inventární komise procházeli kancelář po kanceláři, ručně dohledávali položky podle papírových seznamů a často naráželi na klasické problémy ruční evidence – přehlédnuté kusy, nutnost vyrušovat zaměstnance v kancelářích, otevírání skříní a zpětné přepisování dat do systému až po skončení akce.
Řešení: RFID inventarizace s mobilní aplikací
Město přešlo na platformu Inventarizuj.cz, která kombinuje RFID terminál s mobilní aplikací a cloudovým portálem. Pracovníci při inventuře postupují místnost po místnosti – naskenují QR kód na dveřích, spustí RFID čtečku a v reálném čase vidí, co bylo nalezeno, co chybí a co je v místnosti navíc oproti evidenci. Profesionální terminál dokáže přečíst až 1 300 RFID štítků za sekundu, takže odpadá ruční odškrtávání jednotlivých kusů.
Výsledek: 1 hodina a 9 minut
Inventarizace budovy, která dříve zabrala několik dní, dnes proběhne za 1 hodinu a 9 minut. Jde o úsporu v řádu desítek hodin práce na jedinou budovu – a město jich ve své správě má samozřejmě víc. Stejný princip se promítá i do dalších organizací z veřejného sektoru a neziskového prostředí, jako jsou nemocnice nebo muzea, kde se inventura dříve počítala na týdny až měsíce a dnes je hotová řádově v hodinách až dnech.
Tento výsledek odpovídá zkušenosti napříč klienty Inventarizuj.cz – průměrná úspora času oproti tradiční inventuře se pohybuje kolem 80 %.
Co konkrétně přechod na RFID inventarizaci přinesl
- Drastické zkrácení doby inventury – z několika dní na necelé dvě hodiny u jedné budovy.
- Méně narušený provoz úřadu – pracovníci nemuseli kvůli kontrole otevírat každou skříň ani vyrušovat kolegy v kancelářích.
- Okamžitý přehled o nesrovnalostech – co chybí, co je navíc a kde se majetek skutečně nachází, bylo vidět ihned na terminálu.
- Doložitelný protokol – každá změna v evidenci je podložená časovou stopou, případně i fotodokumentací, takže výstup je možné rovnou použít pro účetní a kontrolní účely.
Než člen inventární komise najde v papírech, co je to za místnost, my už ji máme zinventarizovanou.
Proč je tento případ relevantní i pro jiné obce a úřady
Statutární město Zlín spravuje rozsáhlý a různorodý majetek rozmístěný po řadě budov – podobně jako většina měst, obcí, krajských úřadů a státních institucí. Výsledek v podobě inventarizace budovy za necelé dvě hodiny ukazuje, že RFID technologie není určená jen pro velké korporace nebo sklady, ale dává smysl i pro běžnou agendu veřejné správy, kde se inventura musí pravidelně opakovat a doložit kontrolním orgánům.
Řešení navíc nevyžaduje měsíce trvající IT projekt – integrace probíhá přes vlastní API, import a export souborů (CSV, XLSX, TXT), případně přímé napojení na systém GINIS používaný ve státní správě.
FAQ – Často kladené otázky
Jak dlouho trvalo nasazení RFID systému ve městě Zlín?
Standardní postup zahrnuje úvodní konzultaci, vstupní analýzu přímo na místě, dodávku kompletního řešení (hardware, software, štítky) a zaškolení uživatelů – bez nutnosti zatěžovat IT oddělení organizace měsíčním projektem.
Je výsledek 1 hodina a 9 minut typický, nebo jde o výjimku?
Konkrétní časová úspora se liší podle velikosti budovy a množství majetku, ale řádová úspora kolem 80 % oproti ruční inventuře je napříč klienty Inventarizuj.cz konzistentní.
Funguje stejné řešení i pro nemocnice nebo muzea?
Ano, princip je shodný – nemocnice a muzea, které dříve dělaly inventuru týdny až měsíce, dnes díky RFID systému zvládají kontrolu majetku mnohonásobně rychleji.