Kolik kroků dělí pracovníka inventární komise od hotového protokolu? S RFID terminálem a aplikací Inventarizuj.cz jde celý proces zvládnout v rámci jediného průchodu budovou – bez papírů, bez druhého zapisování dat do počítače a bez nutnosti se kamkoliv vracet. Tento návod popisuje, jak inventarizace s RFID čtečkou probíhá v praxi, krok za krokem.
Krok 1: Přihlášení pracovníka do aplikace
Pracovník otevře aplikaci Inventarizuj na mobilním terminálu (typicky Zebra TC22R nebo TC27 v kombinaci s RFID čtečkou RFD4031) nebo na běžném mobilním telefonu a přihlásí se svým PINem. Tím se k provedené inventuře okamžitě váže konkrétní osoba, což je důležité pro pozdější auditní stopu.
Krok 2: Naskenování místnosti přes QR kód na dveřích
Před vstupem do místnosti pracovník naskenuje QR kód umístěný na dveřích. Aplikace tím automaticky pozná, ve které místnosti se nachází, a přiřadí k ní všechny další úkony. Tato funkce pracuje i bez datového signálu, takže navigace po budově je možná i v podzemních prostorách nebo místech se slabým pokrytím.
Krok 3: Spuštění RFID čtečky a hromadné čtení štítků
Po vstupu do místnosti pracovník spustí RFID čtečku. Profesionální terminál přečte až 1 300 RFID štítků za sekundu – hromadně a na dálku, bez nutnosti otevírat skříně nebo se ke štítkům s kódem složitě dostávat. Síla čtečky se navíc dá nastavit podle potřeby, takže lze načítat štítky na velkou i krátkou vzdálenost.
Krok 4: Kontrola v reálném čase
Jakmile čtečka začne snímat štítky, aplikace ihned ukazuje tři kategorie informací:
- co bylo v místnosti nalezeno a odpovídá evidenci,
- co v místnosti chybí oproti evidenci,
- co je v místnosti navíc (patří na jiné místo nebo má již být vyřazeno apod.).
Pracovník tak nemusí čekat na vyhodnocení po skončení inventury – nesrovnalosti vidí okamžitě na displeji terminálu.
Krok 5: Práce s jednotlivými položkami
U konkrétních položek může pracovník přímo v terénu:
- pořídit fotodokumentaci z mobilu,
- přidat příznak (návrh na vyřazení, přemístění, změnu odpovědné osoby aj.),
- vložit poznámku,
- vytisknout štítek na majetek,
- nebo dohledat detailní informace o majetku.
Pokud je položka na špatném místě, aplikace ji zvýrazní a umožní rovnou aktualizovat její lokaci v systému. Pokud položka chybí, zůstává v seznamu jako „nenalezeno – chybí“ a čeká na rozhodnutí inventární komise.
Krok 6: Přechod do další místnosti
Po dokončení místnosti pracovník jednoduše pokračuje do další – celý postup (QR kód na dveřích, spuštění čtečky, kontrola nálezů) se opakuje. Veškerá data se v reálném čase odesílají na cloud, takže nehrozí ztráta dat ani nutnost cokoliv propojovat kabelem.
Krok 7: Generování protokolu a exportních sestav
Výsledky jsou okamžitě dostupné ve webovém portálu (i v průběhu inventarizace), kde je možné generovat exportní sestavy a inventurní protokoly. Každá změna – přemístění, návrh na vyřazení, nalezená nebo chybějící položka – je v protokolu podložená časovou stopou a případně i fotografií, takže komise má kompletní a doložitelný přehled bez ručního dohledávání.
Kolik času tento postup reálně ušetří
Díky tomu, že se eliminuje ruční odškrtávání, opakované zapisování i nutnost se k položkám vracet, klienti Inventarizuj.cz hlásí průměrnou úsporu času kolem 80 % oproti tradiční inventuře. Statutární město Zlín tímto postupem zkrátilo inventarizaci jedné budovy z několika dní na 1 hodinu a 9 minut.
FAQ – Často kladené otázky
Musí být pracovník IT specialista, aby zvládl RFID inventarizaci?
Ne. Postup je navržený tak, aby ho po krátkém zaškolení zvládl běžný člen inventární komise – ovládání je založené na skenování QR kódů a spouštění čtečky, ne na složitém nastavování systému.
Co se stane, když během inventarizace vypadne internetové připojení?
Aplikace funguje i offline. Pracovník může pokračovat ve skenování místností a štítků, data se automaticky odešlou na cloud, jakmile se obnoví signál.
Lze RFID inventarizaci kombinovat s ručním zápisem nebo čárovými kódy?
Ano, v rámci jednoho průchodu budovou lze podle potřeby použít RFID, čárové kódy, QR kódy i ruční zadávání – metodu volí pracovník podle konkrétní situace.